Invista no Gerenciamento de Mudanças, Antecipadamente e Frequentemente
Empresas de todos os tipos e tamanhos estão investindo fortemente na digitalização de seus modelos de negócios. Para alcançar relevância no que está sendo chamado de Quarta Revolução Industrial – os processos de convergência off-line e digital, móvel, inteligência artificial, social e em nuvem – nas empresas, precisam ser mais focadas no cliente, ágeis, enxutas e interativas.
Este post se baseia num post de autoria de James Davidson, publicado no site CMSWire, que considero muito pertinente, além de outros conteúdos.
Qualquer transformação digital inclui os seguintes ingredientes:
- Estratégia – alinhando visão, experiência do cliente, processos e tecnologia.
- Design Centrado no Usuário – móvel e personalizado.
- Agilidade na Entrega – iterativo e adaptável.
- Integração de Software, Plataformas e Tecnologia – escolhendo ambientes e produtos que se harmonizem.
- Dados, análises e insights – loop de feedback constante.
- Design do produto e mentalidade em Execução – produto viável mínimo e mentalidade de falhar rapidamente.
A definição de gerenciamento de mudança de Prosci: “o processo, as ferramentas e as técnicas para gerenciar o lado das mudanças nas pessoas para alcançar um resultado comercial necessário”.
Gestão da mudança é a disciplina que orienta a forma de como se preparar, equipar e apoiar indivíduos a adotar as mudanças com sucesso, a fim de gerar sucesso e melhorar os resultados organizacionais.
A mudança organizacional é bem sucedida em uma organização que entenda a necessidade da mudança, esteja disposta a passar pelo processo, e que está pronta para a mudança e tem o conhecimento correto para executar as atividades exigidas pelo processo de mudança.
Esse tipo de organização é uma organização de aprendizado.
Peter Senge define uma organização de aprendizagem como uma organização onde as pessoas expandem continuamente sua capacidade de criar os resultados que realmente desejam, onde padrões novos e expansivos de pensamento são nutridos, onde a aspiração coletiva é libertada e onde as pessoas estão continuamente aprendendo a ver o todo juntas.
Os 5 estágios de uma metodologia de implantação e a aplicação de técnicas de gerenciamento de mudança digital são:
- Preparar
- Definir
- Desenhar
- Construir & Verificar
- Lançar
1- Preparar
O gerenciamento de mudanças deve estar no centro da visão de transformação digital e do pensamento do tipo “arte do possível”. Para obter o apoio necessário, os líderes são muito focados nesta fase da inteligência de negócios, garantindo recursos para seu grande plano. O que muitas vezes falta é estabelecer a base certa para impulsionar a mudança desde o início. As principais atividades de gerenciamento de mudanças devem incluir:
- Desenvolver um mapa de transformação digital que articule os objetivos de negócios e as estratégias para atingir esses objetivos.
- Identificação de stakeholders executivos e agentes de mudança funcional. Eles serão fundamentais para remover obstáculos e criar advocacia, se forem trazidos para o processo cedo.
- Criar ou alinhar com um centro de excelência (COE) para gerenciar todos os esforços de transformação digital e a estrutura de governança.
- Manter um backlog de alterações para iniciar o rastreamento e a mitigação de riscos (por exemplo, adoção pelo usuário final, resistência do funcionário, retirada de processos legados etc.).
Suas metas de mudança durante a fase de preparação é a criação de visibilidade para seu programa, ativar defensores de mudanças e documentar seus riscos maiores e mais imediatos.
2- Definir
A fase de definir normalmente envolve a seleção dos resultados de negócios desejados, a descoberta de insights do que o público valoriza, por meio do mapeamento das jornadas do comprador, a definição de requisitos, o design da experiência do usuário e os elementos da solução e a documentação do seu roteiro de execução. Estas são todas as principais entradas para o plano de mudança. Atividades adicionais de gerenciamento de mudanças durante a fase de definição devem incluir:
- Realizar reuniões regulares de direção com os participantes do COE, impactar líderes funcionais e agentes de mudança para refinar sua visão e o plano.
- Conduzir uma avaliação de prontidão organizacional que abrange: estrutura de equipe e patrocínio, governança, adoção, mensuração e comunicação.
- Realizar workshops de gerenciamento de mudanças que recebam contribuições de sua estratégia (visão, objetivos, KPIs, requisitos, pesquisas, personas) e descoberta de insights, estratégias e táticas necessárias para impulsionar sua mudança em todo o ciclo de vida do projeto. Estes geralmente se enquadram em categorias como: direção, gerenciamento de resistência, treinamento, planos de coaching, feedback e mensuração do usuário, estratégia de conteúdo e comunicações.
O objetivo de mudança durante a fase de definição é identificar as principais táticas que conduzirão a mudança pretendida pelos seus públicos-alvo e em qual ordem (pré-lançamento, no lançamento, pós-lançamento) elas serão mais impactantes.
3- Design
O design é a fase em que o mapa / planta da transformação digital está finalizado. Wireframes, protótipos interativos, prova de conceitos, projetos de alta fidelidade, gráficos de arquitetura de solução, mapeamento de integração e modelagem de dados ajudam a dar vida à visão para um conjunto mais amplo das partes interessadas. De uma perspectiva de mudança, essa fase é quando os inputs das fases anteriores são formados em um plano que informará sua fase de Construção. As atividades principais devem incluir:
- Solidificar as definições de papéis / função de equipe de mudança, fluxos de trabalho e RACI.
- Resolver os impactos no processo de negócios identificados durante a coleta de requisitos.
- Definir um plano de mensuração, incluindo KPIs tangíveis.
- Desenvolver uma estratégia e plano de conteúdo.
- Planejar um plano de treinamento que inclua aprendizado 1 para 1, 1 para muitos e de auto aprendizado.
- Elaborar de um plano de comunicação que produza excitação.
A meta de mudança durante a fase de Design é ativar os fluxos de trabalho da mudança, para criar os planos de trabalho e cronogramas táticos.
4- Construir & Verificar
As etapas de construção e verificação podem ser agrupadas ao considerar abordagens de gerenciamento de mudanças impactantes. Construção e verificação é quando a transformação digital se torna real à medida que os desenvolvedores executam o backlog de seu produto. É também aqui que a força do gerenciamento de mudanças começa a arrefecer.
O progresso é fácil de mensurar em termos de desenvolvimento de código de trabalho, de modo que os elementos mais intangíveis são muitas vezes de priorizados. Normalmente, em transformações digitais destinado ao fracasso, os líderes entram na fase de verificação começar a organizar um fluxo de trabalho de gerenciamento de mudanças. Organizações de sucesso, por outro lado, mesclam suas ferramentas de gerenciamento de projetos, combinando requisitos e histórias de usuários com os planos e tarefas de gerenciamento de mudanças previamente definidos. Ter um ambiente de gerenciamento de projetos, incluindo requisitos e tarefas de negócios, força a colaboração e a discussão entre líderes de mudança, gerentes de projeto e desenvolvedores. As atividades de gerenciamento de mudanças devem ser incluídas nas mesmas sessões de planejamento, revisões e levantamentos diários como itens de desenvolvimento.
As principais atividades de mudança neste momento devem incluir:
- Sequenciamento de tarefas e entregas de gerenciamento de mudanças.
- Importar tarefas de gerenciamento de mudanças sequenciadas e atribuídas em um ambiente de gerenciamento de projetos compartilhado.
- Reunir-se regularmente com equipes de produtos e desenvolvedores para alinhar os esforços de mudança com as realidades de desenvolvimento.
- Execução de desenvolvimento iterativo e garantia de qualidade de todas as entregas.
- Realizar sessões de feedback para garantir que o plano seja relevante e ressoante.
- Monitorar e endereçar o backlog de alterações.
- Executar atividades de pré-lançamento.
A meta de mudança durante as fases de Criação e Verificação é colaborar com a equipe de desenvolvimento e usuários finais, adaptando e executando o plano de gerenciamento de mudanças.
5- Lançamento
A fase de lançamento é o momento mais crítico para qualquer equipe de gerenciamento de mudanças. É hora de impulsionar a mudança e a adoção da ferramenta digital. Se o gerenciamento de mudanças tiver sido adequadamente integrado à iniciativa de transformação digital, sua equipe de mudança já deve ter concluído a maior parte do trabalho. Todas as atividades de pré-lançamento são concluídas, os principais envolvidos são treinados, os processos de negócios foram criados ou adaptados e os planos de mensuração estão em vigor e aguardando dados do usuário. As principais atividades de gerenciamento de mudança na fase de lançamento incluem:
- Execução das táticas de adoção no lançamento e pós lançamento.
- Mudar de um gerenciamento de projetos para um modelo de governança de gerenciamento de programas.
- Ouvir, medir e compartilhar feedback com os proprietários do produto.
- Monitorar e endereçar o backlog de alterações.
Sua meta de mudança na fase de lançamento é configurar a organização para sustentar a mudança.
A transformação digital é a chave para a sobrevivência de muitas empresas, mas as transformações digitais são difíceis e frequentemente falham. Sem um gerenciamento de mudanças bem-sucedido, os esforços de transformação digital não conseguirão gerar resultados.
Algumas das potenciais vantagens de um programa de gerenciamento de mudanças
1. Você tem uma visão clara dos processos de negócios de sua empresa. Não há necessidade de lutar para definir o status atual durante a fase de análise de negócios da implantação.
2. Uma visão clara dos processos de negócios e um alto grau de alinhamento entre a estratégia de negócios e os diferentes departamentos permitem um mapeamento mais fácil entre as necessidades do negócio e as capacidades internas, facilitando assim a transição do 'tatus atual' para o status desejado.
3. Por último, mas não menos importante, ter as informações de forma bem estruturada e acessível ajuda a melhorar a comunicação dentro da organização. O projeto só pode se beneficiar se todos estiverem alinhados na mesma página, e os benefícios não são apenas em termos de resultado, mas também do ponto de vista da moral da equipe durante toda a duração do projeto.
