Apresentamos a seguir alguns dos erros mais comumente cometidos por usuários iniciantes no uso da maioria das plataformas de automação de marketing.
1- Permitir que qualquer usuário delete leads.
Deve-se limitar o nível de acesso a esta funcionalidade somente para os administradores. Os leads devem ser deletados de maneira apropriada.
Se um usuário faz um upload de uma lista de nomes atribuindo a um determinado programa, e percebe que foi feita a atribuição numa lista errada, os leads se tornam parte tanto do programa, quanto da lista de contatos.
Membros de programas e lista de contatos são coisas diferentes. A ação correta é clonar a lista de nomes ao programa correto, ou pegar o endereço de e-mail, e refazer o upload no programa correto. Só depois é que se deleta o nome da lista estática original do programa.
A permissão para excluir leads também pode representar um grande risco de segurança se você se esquecer de remover o acesso para os terceirizados contratados ou funcionários descontentes.
2- Permitir que qualquer usuário faça download de leads.
É preciso se precaver que qualquer pessoa possa fazer exportação de leads e utiliza-los para uso não controlado. Provavelmente nunca se saberá quando e se houve este tipo de ocorrência. O risco se torna maior principalmente se o banco de dados de automação de marketing contiver informações sensíveis de clientes (cartão de crédito, cpf, etc).
É melhor para bloquear esta função de tal modo que apenas o pessoal de confiança pode exportar dados para drives criptografados.
3- Esquecer de atualizar a lista de usuários regularmente.
Mensalmente revise a lista de usuários, eliminando os usuários próprios ou terceirizados que deixam de ter vínculo com a empresa, e incluindo os novos usuários.
4- Permitir acesso como administrador sem critérios definidos.
Para que uma pessoa seja usuária como administrador, ela deve justificar a necessidade de acesso, obter treinamento adequado e ser confiável.
Sempre comece liberando o menor nível de acesso possível e faça com que as pessoas solicitem a necessidade de mais acesso. Isto não se refere apenas a usuários não treinados, trata-se de compartimentar o risco se um hacker obtiver acesso através de algum usuário.
5- Remover usuários de APIs.
A grande limitação para varreduras de usuários são usuários de API. Bons administradores nomearão este tipo de usuário como " usuário de API". No entanto, os utilizadores da API não acionam o disparo da data do último login, por isso é fácil de identificá-los e remove-los como usuários antes de descobrir isso.
6- Não customizar papéis.
Os papéis que vem padronizados no sistema são muito permissivos, permitindo que todo mundo possa fazer quase tudo. Esta definição vai depender do estágio de maturidade e processos da equipe de marketing.
Crie acesso diferenciado para os seguintes papéis:
- Analista;
- Upload de listas;
- Usuário novo;
- Usuário limitado
- Usuário médio
- Usuário aprovação
- Super usuário
- Web Designer- sem aprovação
- Web Designer- com aprovação
7- Automatizar a exclusão de Leads – lixo
Algumas plataformas disponibilizam este tipo de recurso. Por algum motivo ( ex: modificação do estágio no ciclo de venda) o sistema pode classificar erroneamente alguns leads como lixo. Se eles forem deletados erroneamente, não haverá como recupera-los. É mais sensato adotar procedimentos que prevejam backups intermediários antes de deletá-los permanentemente.
8- Criar e lançar uma pontuação de leads muito cedo.
A pontuação de leads é uma das funcionalidades centrais de automação de marketing, e um fator-chave para gerar um dos principais benefícios da tecnologia, ou seja, a produtividade da equipe de vendas. Um esquema de pontuação de leads bem planejado e bem concebido, garante que os representantes de vendas estejam investindo tempo nos leads com maior probabilidade de realizar uma compra. Infelizmente, para muitas das mesmas razões que as empresas não conseguem desenvolver uma estratégia mais ampla de gestão de leads, os novos usuários de automação de marketing tendem a se apressar e adotar um esquema básico de pontuação numa tentativa de "reduzir o tempo do ciclo de venda". Infelizmente, quando esse esquema básico não consegue marcar os leads de forma adequada, os representantes de vendas acabam perdendo a confiança no sistema e começam a ignorar pontuação de leads completamente.
9- Não configurar SPF e DKIM.
SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (Domain Keys Identified Mail) são duas configurações técnicas fundamentais que são negligenciadas frequentemente pelos novos usuários de automação de marketing, mas deveria ser uma parte normal de qualquer aplicação de automação de marketing. Em termos mais simples, incorporando tanto SPF e DKIM em sua configuração DNS (Domain Name System) significa que você está dizendo a outros servidores de e-mail que você já autorizou o seu fornecedor de automação de marketing a enviar e-mails em seu nome. Deixar de incorporar essas configurações podem gerar um grande impacto sobre a capacidade de entrega de e-mail, porque esses mesmos servidores irão enviar e-mails "de" seu domínio, mas que são, na verdade enviado a partir de um endereço IP com um domínio associado ao seu fornecedor de automação de marketing. Essa discrepância pode fazer com que seus e-mails enviados sejam bloqueados.
10- Não mudar o domínio de e-mail padrão para permitir o correto rastreamento de links de rastreamento da marca.
Na mesma linha, muitos novos usuários deixam de alterar o domínio de e-mail padrão para um domínio que reflita a sua própria marca. Plataformas variam, mas em termos gerais uma plataforma de automação de marketing irá tomar os links de rastreamento que você colocar em um e-mail e automaticamente remarcá-lo para uma que reflita seu próprio servidor. (Por exemplo, os usuários Marketo pode ver os links que fazem referência a algo que se parece como: Mkto-af53353.com). No entanto, você pode escolher o seu próprio domínio de e-mail de marca / rastreamento (referido como CNAME) e mapear esse domínio como o domínio autogerado criado pela plataforma. Tal como acontece com as configurações SPF e DKIM, não fazer isso pode ter um grande impacto sobre a capacidade de entrega de e-mail.
11- Tentar ser muito complexo muito rapidamente.
Alguns usuários de automação de marketing projetam programas incrivelmente complexos no primeiro dia concebidos para "alcançar a pessoa certa, com a mensagem certa, no momento certo." Isso pode ser um objetivo louvável, mas irrealista. A eficácia que se é capaz em fornecer informações relevantes para cada lead é muito maior se você começar pequeno, elaborar programas básicos para lidar com as principais áreas de necessidade (dica: comece com o topo do funil) e, em seguida, testar e repetir a partir daí, a construção de um programa mais complexo ao longo do tempo.
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